案件管理とは？業務別の管理方法やツール導入のメリットを解説

 営業戦略部

 2025.05.26

 2025.05.26

 案件管理

  Salesforce,

案件管理は、営業・契約・プロジェクトなどの進捗を効率的に管理し、業務の可視化や業績向上につながる重要なプロセスです。

しかし、「どのように管理すればよいのか？」「案件管理ツールの選び方は？」と悩む方も多いでしょう。本記事では、案件管理の基本、業務別の管理方法、システムの種類と選び方まで詳しく解説します。適切な案件管理を導入し、業務の効率化を図りたい方はぜひ参考にしてください。

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案件管理とは？基本概念と役割を理解

案件管理は、ビジネスの成長を支える重要なプロセスの一つです。営業活動やプロジェクト進行をスムーズに管理し、情報を一元化することで、業務の可視化や生産性向上につながります。 

本章では、案件管理の基本的な役割と、類似する「商談管理」との違いについて詳しく解説します。

案件管理とは？ビジネスにおける重要な役割

案件管理とは、企業が営業案件やプロジェクト、契約進行状況などを適切に管理し、業務の流れを円滑にするための仕組みです。

案件ごとの進捗状況や対応履歴を記録し、チーム全体で共有することで、情報の抜け漏れを防ぎ、業務効率を最大化します。特に営業活動では、リードから成約に至るまでのプロセスを整理し、確実に次のアクションにつなげることが重要です。

商談管理との違いとは？目的と活用シーンの違いを解説

案件管理と混同されやすい概念に「商談管理」がありますが、この二つは目的や活用シーンが異なります。

商談管理は、営業活動の中で行われる具体的な商談の記録やフォローアップを指し、個々の顧客とのやり取りや提案内容、交渉の進捗を詳細に管理するものです。

一方、案件管理は、商談管理を含むより広範な概念であり、商談の前後も含めた全体の流れを把握し、戦略的に案件を推進する役割を持ちます。例えば、商談が成立した後の契約締結やプロジェクト進行も案件管理の一環です。

業務別に見る案件管理の重要性と最適な方法

案件管理は業務ごとに異なる役割を持ち、それぞれのプロセスを最適化することで業務効率を大幅に向上させることができます。

営業、契約、プロジェクト、サポートなど、各部門で求められる案件管理の手法やツールの活用方法を理解し、自社に合った管理方法を導入しましょう。

営業の案件管理｜商談の進捗を可視化し成約率を向上させる方法

営業活動における案件管理は、商談の進捗を適切に追跡し、成約率を向上させるために不可欠です。SFAを活用することで、リードの発生から成約に至るまでの全プロセスを一元管理できます。

例えば、Salesforceの「キャンペーン管理」機能を用いることで、マーケティング施策ごとの商談数や成約率をデータとして可視化し、効果的な営業戦略の策定が可能です。

またダッシュボード機能を活用することで、各営業担当の進捗状況をリアルタイムで把握し、適切なフォローアップを実施できます。

契約の案件管理｜契約締結・更新の管理を効率化するポイント

契約管理においては、契約締結のスムーズな進行と、更新時のリスク回避が求められます。営業部門と連携し、SalesforceなどのCRMツールを活用することで、顧客情報や過去の商談履歴と契約内容を一元管理し、契約締結のプロセスを迅速化が進みます。 

契約更新に関しては、更新期限のリマインダー機能を活用し、適切なタイミングで顧客にアプローチすることが重要です。 

また、Account EngagementなどのMAツールと連携することで、契約更新が近づいた顧客に対して自動的にリマインドメールを送る仕組みを構築し、契約の継続率を向上させることなども可能です。

プロジェクトの案件管理｜タスクと進捗を適切に管理する仕組み

プロジェクト型の業務では、タスクの進捗管理が案件の成功を左右します。Salesforceのプロジェクト管理機能や、AppExchangeのプロジェクト管理ツールを活用することで、タスクの割り当てや納期管理をスムーズに行うことが可能です。

例えばガントチャート機能を用いることで、プロジェクトの各タスクの進捗を可視化し、遅延リスクを事前に察知することができます。

また、プロジェクトチーム内での情報共有をリアルタイムで行うことで、意思決定のスピードをあげ、業務の効率化を図れるでしょう。さらに、マーケティング設計や定着支援のノウハウを活用することで、社内外のプロジェクト案件の管理精度を高め、より円滑な業務運営を実現することができます。

サポート業務の案件管理｜顧客対応の履歴を一元管理し対応品質を向上させる

サポート業務における案件管理は、顧客対応の品質向上に直結します。顧客からの問い合わせやクレーム対応を適切に管理するためには、Salesforce Service Cloudなどのカスタマーサポートツールを活用し、問い合わせの履歴や対応状況を一元管理することが重要です。

顧客からのリクエストを自動でチケット化し、担当者へ割り振ることで、迅速な対応が可能になります。また、過去の対応履歴を参照することで、同様の問題に対する対応時間を短縮し、サービスの一貫性を保つことも可能です。

加えて、AIチャットボットやナレッジベースを活用すれば、顧客が自己解決できる環境を整え、サポート負担を軽減することもできます。このように、案件管理を強化することで、顧客満足度の向上と業務の効率化を同時に実現できるでしょう。

案件管理が求められる理由と導入メリット

案件管理は、ビジネスの成長と業務の効率化を実現するために欠かせません。適切に管理することで、業務の停滞を防ぎ、データを活用した意思決定を強化できます。 

本章では、案件管理が必要とされる具体的な理由と、導入するメリットについて詳しく解説します。

案件の進捗管理を最適化し、業務の停滞を防ぐ

案件の進捗が不透明だと、適切なタイミングでのフォローができず、成約率の低下を招きます。Salesforceのようなシステムを導入すれば、リードから成約までのプロセスを一元管理し、商談の停滞を防ぐことが可能です。

例えば、キャンペーンと商談の成果をリンクさせ、成約につながる施策を可視化するような使い方があげられます。

また、アラート機能を活用することで、営業担当者は適切なフォローアップが可能になり、案件の流れをスムーズに進めることが可能です。

提案内容・商談履歴を可視化し、営業戦略を強化する

商談履歴の可視化は、営業戦略の改善に欠かせません。Salesforceでは、取引先や商談データを統合し、提案内容や顧客の関心度を記録できます。

Account Engagementと連携すれば、Web閲覧履歴やメールの開封状況も把握でき、顧客の関心を深く理解することが可能です。これにより、営業担当者は最適なアプローチを選択し、より効果的な提案ができるようになります。データを活用した営業活動により、成約率向上と顧客満足度の向上が期待できるでしょう。

取引データを統合管理し、業務の抜け漏れを防止する

各部門で管理されるデータが分散すると、業務の抜け漏れや顧客対応の遅れが発生しやすくなります。

Salesforceを活用すれば、マーケティング、営業、サポートの全データを一元管理し、スムーズな情報共有を実現可能です。

例えば、リード情報を営業とリアルタイムで共有することで、迅速な対応が可能になります。また、サポート履歴を営業チームが確認することで、適切なフォロー体制を整え、顧客対応の質を向上させられます。

データを活用して業務改善を行い、意思決定を支援する

データを活用することで、業務の最適化と迅速な意思決定が可能です。Salesforceのレポート機能やダッシュボードを活用すれば、成約率や商談傾向をリアルタイムで把握できます。

また、AgentforceなどSalesforce AIを活用した分析を行えれば、過去データから成功パターンを抽出し、営業戦略の改善につなげられるでしょう。これにより、企業はより的確な意思決定を行い、成長を加速させられます。

属人化を解消し、チーム全体の生産性を向上させる

特定の担当者に案件管理を依存すると、業務が停滞したり、引き継ぎが難しくなったりするものです。

案件管理システムを導入することで、チーム全体で情報を共有し、誰でも必要なデータにアクセスできる環境を構築できます。

MAnavi(マナビ)のようなトレーニングコンテンツを活用すれば、新人営業担当者も短期間で業務を習得でき、属人化のリスクを軽減可能です。ナレッジをチームで共有し、生産性を向上させることで、組織全体の営業力強化につながるでしょう。

案件管理システムとは？導入の必要性と活用メリット

案件管理システムは、営業や契約、プロジェクト管理などの業務を効率化し、企業の生産性を向上させるために欠かせません。

ここでは、案件管理システムが持つ具体的なメリットと、ビジネス成長に与える影響について解説します。

案件管理システムとは？手作業からの脱却とデータ活用の進化

案件管理システムは、商談の進捗を可視化し、効率的に管理するツールです。従来の手作業では、案件の管理が煩雑になり、情報共有の遅れが生じることがありました。

Salesforceなどのシステムを導入すれば、案件の進捗、提案内容、商談履歴をリアルタイムで一元管理できます。また、Account Engagementと連携することで、顧客の行動データを活用し、より精度の高い営業戦略を立案できます。デジタル化によって、業務のスピードと精度が向上し、企業全体の生産性が改善するでしょう。

案件管理システムを活用することで解決できる課題

多くの企業は、マーケティング施策の効果を営業成果と正確に結びつけることができていません。また、見込み顧客の優先順位付けが難しく、営業効率が下がるケースもあります。

Salesforceのキャンペーン機能を活用すると、マーケティング施策ごとの案件創出率や成約率を可視化し、効果的な施策を選定できます。

さらに、顧客の行動データを統合管理することで、営業チームが優先すべきリードを明確にし、成約率向上につなげることが可能です。

業務状況のリアルタイム可視化で戦略的な意思決定を支援

案件の進捗や売上予測をリアルタイムで把握することは、迅速な意思決定に役立ちます。Salesforceのダッシュボードを活用すれば、案件状況やチームの動きを一目で確認でき、問題が発生している領域を特定しやすくなります。

例えば、特定のキャンペーンから生まれた案件の成約率を分析し、効果が低い施策に対して早急に改善策を実施するような使い方です。

またData Cloudを活用することで、多角的なデータ分析が可能になり、より正確な戦略立案が実現できます。

顧客情報・案件情報を一元管理し、業務の連携を強化

営業・マーケティング・サポートなど、各部門間の情報共有がスムーズでないと業務効率が低下します。Salesforceを導入すれば、顧客情報や商談履歴、マーケティング施策の成果を一元管理でき、部門間の連携強化が実現するでしょう。

この際、Account Engagementと連携すれば、マーケティング部門が獲得したリード情報を営業部門にスムーズに引き渡し、顧客対応の一貫性を確保できます。また、サポート部門も過去の商談履歴を確認し、適切な対応ができるため、顧客満足度が向上するでしょう。

案件管理ツールの種類と特徴｜自社に最適な選択肢を知る

案件管理を効率化するためには、自社の業務に適したツールを選ぶことが重要です。

それぞれの特徴やメリット・デメリットを理解し、最適なツールを導入することで、業務の可視化や効率化を実現できます。

Excelを活用した案件管理｜メリット・デメリットと活用の限界

Excelは手軽に案件管理を始められるツールであり、自由なカスタマイズが可能です。しかし、案件数が増えると管理が煩雑になり、手入力によるミスや更新の遅れが発生しやすくなります。

複数人での同時編集が難しく、データの整合性を維持しにくいため、大規模な案件管理には向いていません。

Googleスプレッドシートでの案件管理｜クラウド活用の利点

Googleスプレッドシートは、リアルタイムでの共有や同時編集が可能な点が強みです。権限管理や自動化機能を活用すれば、チーム全体での効率的な案件管理が可能になります。

デメリットとしては、データ量が増えると動作が遅くなるため、大規模な案件管理には適さない場合があることがあげられます。

タスク管理ツールで案件管理｜進捗・タスクを簡単に可視化する方法

TrelloやAsanaなどのタスク管理ツールを活用すれば、案件の進捗を直感的に把握できます。タスクごとに期限や担当者を設定できるため、チームの業務効率向上にも役立ちます。

ただし、営業案件の詳細管理には不向きなため、SFAやCRMと併用することが望ましいでしょう。

SFA(営業支援システム)で営業案件を管理｜営業活動を最大化するツール

SFAは、営業案件の管理を効率化し、成約率向上を支援するツールです。SalesforceやHubSpotなどが代表的で、商談の進捗管理や顧客フォローの自動化が可能です。

導入コストの発生があるため、一定規模以上の営業チームを持つ企業で効果を発揮するでしょう。

CRM(顧客管理システム)で案件管理｜顧客との関係構築を強化する方法

CRMは、顧客との関係を長期的に構築するためのツールです。SalesforceやZoho CRMなどを活用すれば、商談履歴や問い合わせデータを一元管理でき、適切なタイミングでのアプローチが可能になります。営業・マーケティング・サポート部門の連携強化にも有効です。 

案件管理ツール比較表

案件管理システムを導入する際のチェックポイント

案件管理システムを効果的に活用するためには、導入前にいくつかの重要なポイントを確認する必要があります。

既存システムとの連携や、スマホ・タブレット対応の有無、使いやすいUI/UX設計などを考慮することで、スムーズな導入と高い定着率を実現できます。

既存のシステムと連携可能か？導入前に確認すべき点

案件管理システムを導入する際、既存のCRMやSFA、会計システムと連携できるかを事前に確認することが重要です。

システム間のデータ連携が不十分だと、業務フローが分断され、手作業による入力負担が増えてしまいます。

APIや連携機能の有無をチェックし、スムーズなデータ共有が可能なシステムを選ぶことで、業務の効率化を実現しましょう。

スマホ・タブレット対応の必要性｜現場での柔軟な運用を実現する

外出先でも案件情報をリアルタイムで確認・更新できるよう、スマホやタブレット対応の有無をチェックするのがおすすめです。

特に営業やフィールドワークの多い業種では、モバイル対応が業務効率を大きく左右します。専用アプリの使いやすさや、オフライン環境での利用可否も確認することが重要です。

直感的で使いやすいUI/UXの重要性｜定着率を高めるシステムの条件

どれだけ高機能なシステムでも、使いにくければ社内に定着しません。シンプルな画面設計や、直感的な操作性を備えたUI/UXのシステムを選ぶことで、導入後のスムーズな運用が可能です。

初めての製品導入という場合には、無料トライアルを活用し、実際の操作感を確認するのも効果的です。

案件管理システムの種類と選び方｜目的別の比較

案件管理システムは、自社の業務内容や目的に合ったシステムを選ぶことで、より効率的な案件管理が可能です。最後に、目的別に適したシステムの特徴を解説します。

データの蓄積・活用に強みのある案件管理システムとは

データを活用し、営業やプロジェクトの最適化を図る企業には、データ分析機能が充実した案件管理システムが適しています。

これらのシステムは、案件の進捗情報だけでなく、商談履歴や顧客の行動データを蓄積・分析し、売上予測や成約率向上に貢献します。特に、リアルタイムのレポート機能や、ダッシュボードでの可視化が可能なシステムを活用することで、意思決定の精度を高められるでしょう。

リードの獲得・育成にも対応した案件管理ツールの特徴

マーケティングと営業の連携を強化したい場合、リード管理機能を備えた案件管理ツールが適しています。

見込み顧客の行動データを記録し、興味・関心に基づいたフォローアップを自動化できるため、成約につながる確率の高いリードを優先的に育成することが可能です。

特定業界向けのカスタマイズ性が高い案件管理システムについて

建設、医療、法律、ITなど、場合によっては業界特有の業務フローに対応した案件管理システムがあります。これらのシステムは、業界ごとの規制や業務プロセスに適した機能を備えており、特定業界の業務に最適化された案件管理が可能です。

例えば、建設業向けのシステムでは工程管理機能、医療業界向けでは患者情報の管理機能が統合されており、業界ごとに必要な業務をスムーズに進められるようになっています。

低コスト・ノーコードで導入可能な案件管理ツール

コストを抑えて案件管理を導入したい企業には、ノーコードでカスタマイズ可能なシステムが適しています。

これらのツールは、プログラミング不要で業務フローを柔軟に設定でき、スモールスタートが可能なため、初期投資を抑えつつ効率的な案件管理を実現するからです。

さらにクラウドベースのシステムを選ぶことにより、メンテナンスコストも抑えながら、最新機能を継続的に利用できるため、コストパフォーマンスに優れた選択肢となります。

まとめ

案件管理は、営業、契約、プロジェクトなどの進捗を可視化し、業務の効率化や成約率向上につながる重要なプロセスです。適切なシステムを導入することで、データの蓄積・活用が進み、業務の属人化を防ぎながらチーム全体の生産性を高めることが可能になるでしょう。

ExcelやGoogleスプレッドシートのような手軽な管理方法から、SFAやCRMなどの高度なツールまで、選択肢が非常に広いのも特徴です。目的に応じた選択ができるよう、導入時には、既存システムとの連携やUI/UXの使いやすさ、モバイル対応の有無を確認することが成功の鍵となります。

案件管理の効率化や属人化の解消を目指す企業にとって、Salesforceのようなツールの導入は非常に有効です。

toBeマーケティング株式会社では、Salesforceの導入から活用、他ツールとの連携支援まで、企業の業務課題に応じた最適なサポートを提供しています。

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